Adres pod którym zarejestrujemy działalność nie musi mieć prawa własności, spółka może taki lokal wynajmować lub dzierżawić m.in. od wspólnika lub członka zarządu tej spółki.

Spółka z o.o., jak każda firma, musi mieć siedzibę. Z punktu widzenia przepisów, jest to obowiązek, chociażby na potrzeby urzędowe.  Adres pod którym zarejestrujemy działalność nie musi mieć prawa własności, spółka może taki lokal wynajmować lub dzierżawić m.in. od wspólnika lub członka zarządu tej spółki.

Wynajem jest najczęstszym wyjściem z „problemu” dotyczącego adresu firmy.  Rozwiązanie to polega na oddaniu do odpłatnego użytkowania nieznacznej powierzchni naszej spółce. Przykładowo, możemy przeznaczyć do wynajęcia powierzchnię 1-10m2 ( nie ma przepisów mówiących o minimalnej wielkości siedziby, może to być 2m2 lub 2000m2, zachęcamy jednak, żeby to była realna wielkość użytkowanej powierzchni) o przeznaczeniu wspólnym, więc powierzchnia ta może służyć do użytku prywatnego jak i do prowadzenia działalności. Nie ma ograniczeń jeśli chodzi o najem lokalu od jednego z udziałowców, a  w przypadku członka zarządu spółki mamy tylko dodatkowy obowiązek uzyskania specjalnej zgody wspólników i powołania osoby, która podpisze umowę w imieniu spółki. Rolę takiego pełnomocnika może pełnić wspólnik, członek zarządu lub osoba niezwiązana ze spółką. Chodzi o to, żeby nie reprezentować dwóch stron w umowie jednocześnie, w takiej sytuacji potrzebny nam będzie pełnomocnik.

Jeśli chodzi o najem prywatnego majątku lub mieszkania przez spółkę warto również zadbać o zamieszczenie w umowie informacji o możliwości wykorzystania „infrastruktury technicznej” czyli np. komputerów, drukarki, telefonu lub innych rzeczy znajdujących się w tym lokalu, które mogą być potrzebne przy prowadzeniu działalności. Pamiętajmy jednak, że w przypadku wynajmu rzeczy, środki uzyskiwane za ten najem od spółki należy opodatkować, a odpowiedzialność ta spoczywa na wynajmującym. Taka płatność będzie kosztem uzyskania przychodu dla spółki, jeżeli najem służy prowadzonej działalności, ważne jest, żeby czynsz był określony w stawkach rynkowych, a rozliczenie może być miesięczne, kwartalne, półroczne lub coroczne.

Jeżeli chodzi o podatek od powierzchni pod prowadzoną działalność, jest ona zależna od faktycznego jej wykorzystania. Chodzi o to, że jeśli wynajmowana powierzchnia służy prowadzeniu działalności, ale również celom mieszkalnym to nie podlega opodatkowaniu wyższą stawką podatku od nieruchomości za działalność gospodarczą. Jeśli wynajmiemy lokal mieszkalny lub jego część wyłącznie na użytek prowadzenia działalności – wtedy mamy do czynienia z wyższym podatkiem.

Wynajmujący, który wynajął lokal w ramach najmu prywatnego, musi pamiętać o odprowadzeniu zaliczek na podatek dochodowy. Rozlicza się on na zasadach ogólnych (12 lub 32%) lub na zasadach najmu ryczałtowego (8,5 lub 12.5%), które od 2023 roku jest podstawową formą opodatkowania najmu prywatnego. Wpłaty te są dokonywane na indywidualny mikrorachunek podatkowy.   

Pamiętajmy, że umowa najmu lokalu jest ważnym dokumentem pod względem prawnym i może być weryfikowany np. przez Urząd Skarbowy. Zatem ten dokument powinien zawsze znajdować się w dokumentacji księgowej lub umownej spółki.